RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham gia một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có nhiều đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong các tiêu chí quan trọng để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

to chuc le khai truong

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng 5 thông tin về khách hàng, một vài thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

5 nội dung về RFP meeting

những công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một phương pháp rất chu đáo nên hỗ trợ rất lớn cho 3 người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành một số proposal tốt nhất.

cong ty to chuc su kien tat nien



Tuy nhiên, các công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. phải khi họ nên thực hiện một sự kiện nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày 6 thông tin rồi giao phó cho Agency, còn bản thân họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối phổ biến của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng sự kiện mà bạn có thể chọn các nội dung chủ yếu để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là 5 vấn đề sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi thực hiện event cần làm được điều gì?

Thông tin cơ bản về nội dung sự kiện: Mục đích, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham gia, đối tượng tham dự mục tiêu...

Ý tưởng, thông điệp nên truyền tải

một vài hoạt động cơ bản nên có

6 yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức

một vài yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ cần nên có, MC cần phải mời, địa điểm nên nên chuẩn bị, 6 tiện ích cần có...

vấn đề truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp, thực hiện 5 hạng mục nào trong số các hạng mục nên làm ở sự kiện này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

6 khách hàng, chương trình tiêu biểu/ hơi giống mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu nên thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal tốt nhất

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp thêm) để khám phá kiếm những Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp thêm phù hợp cho event.