Để một event hoàn hảo phải là sự tổng hợp của đa số yếu tố khác nhau. Ngoài việc sắp xếp địa điểm, nhiều người tham gia thì người tổ chức nên phải cân nhắc tới rất nhiều yếu tố khác. Trong đó, yếu tố thời gian là một trong những yếu tố cực kỳ chủ yếu để sự kiện diễn ra đúng như kế hoạch.

Một trong một số rủi ro mà nhà tổ chức event nên lưu ý đó là trong thời gian bạn chọn có event nào khác diễn ra không? Nếu có thì sự kiện đó có liên quan gì đến event bạn dự định thực hiện hay là không? Ngoài ra ảnh hưởng của mùa cũng ảnh hưởng không nhỏ nên bạn nên dự liệu thứ này ngay từ lúc lên kế hoạch.

cong ty to chuc su kien tat nien

Trước hết là yếu tố thời tiết và “mùa” trong năm

Thường thì mùa cưới là từ tháng chín tới tháng giêng là thời gian có nhiều đám cưới diễn ra; tháng của lễ hội là tháng hai và tháng ba. Bạn phải quan tâm đến các rủi ro như thế nào khi quyết định thực hiện một sự kiện. Bên đó thì yếu tố thời tiết, vào thời điểm bạn dự định tổ chức event thời tiết nóng hay là lạnh, mưa hoặc là nắng; và điều kiện từ phía nhà cung cấp thêm là gì, có đáp ứng được với thời tiết đó hoặc không.

event bạn tổ chức là thuộc loại hình nào, khách mời là nhiều người như thế nào

cong ty to chuc su kien tat nien

Đối với việc thực hiện đa số sự kiện miêu tả sản phẩm, hội thảo thì phải thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dùng. Cụ thể, đối với những mặt hàng như xe ô tô thì mọi người thường thực hiện các lễ miêu tả vào mùa thu, thường vào thời gian này là thời điểm để nhiều nhà sản xuất và nhà phân phối gặp nhau để diễn tả về đa số kiểu dáng và công nghệ xe mới.

Đối với sản phẩm là quạt, máy điều hòa thì miêu tả vào đầu mùa hè, thời điểm bắt đầu của nhu cầu sử dụng những thiết bị làm mát không khí.

Đối với thời trang thì thường thực hiện mô tả vào đầu thu, lúc này là lúc bắt đầu “mùa” mua sắp cho dịp cuối năm.

Đối tượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện nên đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ event và khách tham dự. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị điểm vượt trội cho một vài người tham gia.

Chẳng hạn đối với khách sạn có một số phòng trống, người tổ chức sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:

– Lễ đón tiếp nhận phòng

– Thêm nhiều tiện nghi trong phòng hay là quà

– Đăng ký phòng nghỉ sớm