Để thực hiện một sự kiện nên phải hiện thực hiện hàng loạt các công việc trước đó, một trong đa số công đoạn đầu tiên và cực kỳ chủ yếu đó là lên kế hoạch cho sự kiện. Đây là quá trình mà người tổ chức sự kiện phải tính toán thật kỹ lưỡng, bởi vì một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình tổ chức diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được một vài vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra đa số tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người tổ chức sự kiện nào cũng nên phải quan tâm, người thực hiện sự kiện phải tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề dễ dàng chút nào. Nó yêu cầu người viết nên nắm được các quy luật phát triển kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham dự event. Bên cạnh đó là đa số yếu tố về đích đến của event, thời gian, địa điểm, đối tượng tham gia event, chủ đề của sự kiện….

công ty tổ chức tất niên

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ những nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua đa số câu hỏi sau đây:

1. Khi tổ chức sự kiện này, mục tiêu của khách hàng của bạn ra sao? mục tiêu của event là như thế nào?

2. event dự định sẽ được thực hiện ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? ở trong nhà hay ngoài trời?

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

3. event được thực hiện thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc sự kiện diễn ra được dự báo ra sao?

5. Hoạt động của mỗi event hoặc mỗi chuỗi event được tổ chức theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, đến hoạt động nào?

6. Nhóm tổ chức event gồm những ai? Quan hệ giữa họ là gì (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. Phương pháp tổ chức sự kiện là gì?

8. Phương tiện cho nhóm tổ chức event gồm các gì?

9. Nhóm tổ chức sự kiện gồm các ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao?

10. Phương tiện cho những người tổ chức event sử dụng – gồm một số gì?

11. Nhóm khách hàng tiềm năng đối với event này là một số ai? những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức event )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với event này là một vài ai? các hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức sự kiện)?