Đối với một vài event được thực hiện ở một số tỉnh, những chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với một số sự kiện được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với một số chuyến đi xa như thế này thì nên phải có các chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team tổ chức event đó tại vì có không hề ít chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm nhiều khoản đi lại, ăn ở, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia nhiều phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

cong ty to chuc su kien tat nien

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà đa số nhà thực hiện event nghĩ tới. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).tốt bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời những câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hay là không (có những khách sạn ở một vài tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng ở nhiều hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống tại nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

tổ chức sự kiện tổng kết cuối năm

Mua sắm vật dụng: Có nhiều vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm tại hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách perfect là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi lẽ đôi khi quá những việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không phòng tránh.

Trên đây là nhiều rủi ro nên lưu ý khi tổ chức một số sự kiện tại đa số địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ tại vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng nhiều lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong đa số ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện ở tỉnh xa.