Một buổi họp báo thông thường sẽ nên trải qua đa số bước cơ bản là chuẩn bị, chọn địa điểm, mới khách, chuẩn bị tài liệu, làm việc với MC, tập dợt và họp báo chính thức. Cụ thể bạn sẽ phải làm một vài việc như sau:

1. Buổi họp báo về nội dung gì

Mục đích của những nhà báo khi tham dự một buổi họp báo đó là tìm kiếm thông tin, do đó bạn hãy đầu tư vào “thông tin” mà bạn cung cấp thêm cho báo giới. Hãy thể hiện cho họ biết rằng nhiều thông tin từ buổi họp báo này là một số thông tin chính xác nhất. Nếu thông tin của bạn là thông tin về nội dung được nhiều người quan tâm thì hãy chuẩn bị hội trường thật chu đáo vì chắc chắn sẽ nhiều nhà báo đến tham gia event này đâu.

công ty tổ chức tất niên

2. Buổi họp báo được thực hiện ở đâu

Hiện nay có khá nhiều lựa chọn cho đơn vị thực hiện lựa chọn, bạn chỉ cần lưu ý đặc điểm về phòng họp báo là phải có không gian, tạo điều kiện hoàn chỉnh để nhiều phóng viên tác nghiệp.

3. Phóng viên khách mời

Thông thường thì khi mời giới truyền thông tham gia họp báo bạn cần đề cao yếu tố trang trọng và súc tích. hoàn chỉnh bạn nên gửi email tới cơ quan báo chí đó trước khoảng 7 đến 10 ngày trước thời gian chính thức diễn ra họp báo để họ không “quên” lời mời của bạn.

công ty tổ chức sự kiện tất niên

4. Tài liệu cho buổi họp báo

Hãy sắp xếp sao cho thật khoa học và dễ hiểu để nhiều nhà báo, phóng viên có thể theo dõi một phương pháp thuận tiện. Nội dung tư liệu có thể bao gồm kế hoạch, hình ảnh, biểu đồ…

5. Làm việc với MC và người diễn thuyết

Bạn cần nên có một chút “kiểm soát” nội dung phát ngôn của một số người này phải bạn nên có một cuộc gặp với nhiều người có bài nói chủ yếu, có thể là vài ngày trước khi buổi họp báo bắt đầu.

6. Diễn tập

Diễn tập chính là lúc bạn bắt gặp, dự phòng những bất ổn có thể xảy ra trong mỗi buổi họp báo

7. Buổi họp báo bắt đầu

Mọi thành viên trong ban thực hiện phải có mặt ít nhất một giờ đồng hồ trước khi buổi họp báo bắt đầu. Một lần nữa, bạn phải kiểm tra mọi hệ thống kỹ thuật, chỗ đứng tác nghiệp, khâu đón tiếp, chỉ dẫn chỗ ngồi, chỗ tác nghiệp cho phóng viên.

Kết thúc buổi họp báo, bạn hãy dành cho giới truyền thông một số lời cảm ơn chân thành nhất, đồng thời bày tỏ mong muốn được tiếp tục đón tiếp họ trong đa số lần họp báo tiếp theo.