Bất kể sự kiện nào cũng vậy, khâu tổ chức luôn là yếu tố quan trọng để sự kiên thành công. Tổ chức hội thảo thì càng phải xem trọng khâu tổ chức. Nếu khâu tổ chức được quan tâm chu đáo, tươm tất đến từng chi tiết, chắc chắn buổi hội thảo ấy sẽ vô cùng thành công. Để tổ chức một buổi hội thảo và tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức thì đơn vị tổ chức sự kiện cần kế hoạch tổ chức cuộc họp, hội nghị, hội thảo và phân việc cho từng người.

cong ty to chuc su kien tat nien
Đối với từng hội thảo khác nhau, tùy vào quy mô, tính chất cụ thể của từng chương trình mà có nhiều bước khác nhau. Từ kinh nghiệm thực tế tổ chức nhiều hội thảo chuyên nghiệp, chúng tôi chia sẽ các bước tổ chức hội thảo thường được tiến hành cơ bản sau:
Bước 1: Căn cứ vào yêu cầu của nhà tổ chức hội thảo. Người tổ chức sự kiện cần xác định và thống nhất chủ đề hội thảo với người yêu cầu để lên kế hoạch tổ chức hội thảo.
Kế hoạch của hội thảo thông thương sẽ bao gồm các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu cần đạt được của hội thảo
- Nội dung hội thảo cần hướng tới
- Thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo sao cho phù hợp và đúng tiến độ
- Kinh phí dự trù tổ chức hội thảo
- Dự kiến đơn vị phối hợp tổ chức
- Lên kế hoạch khách mời
- Chương trình của hội thảo
- Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính khai mạc, bế mạc hội thảo
Bước 2: Những công tác cần chuẩn bị trước khi cuộc hội thảo diễn ra:
Để hội thảo được diễn ra xuyên suốt chúng ta cần chuẩn bị tốt các công tác sau đây:
- Truyền thông, thông báo cho sự kiện.
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời
- Chuẩn bị phòng họp (phòng hội nghị, phòng hội thảo, phòng hội trường) đầy đủ khẩu hiệu, trang thiết bị, nội thất,...
- Đặt các dịch vụ kèm theo như: lễ tân, teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón,...(nếu cần).

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm
Bước 3: Sau khi đã hoàn thành xong các bước chuẩn bị hội thảo, đến ngày hội thảo diễn phải thực hiện đón tiếp đại biểu Phát tài liệu và điều khiển chương trình theo trình tự đã chuẩn bọ trước.
Bước 4: Sau khi hội thảo diễn ra tiến hành hoàn thành biên bản hội thảo, Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo hội thảo, Đánh giá nội dung hội thảo và đánh giá hiệu quả của hội thảo.
Tùy vào điều kiên của đơn vị tổ chức hội thảo thì sau buổi hội thảo có thể có thêm phần ăn uống nghỉ ngơi để cảm ơn đến khách mời đã tham dự.