Một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định trong bất kỳ sự kiện lớn hoặc nhỏ. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi đến cuối event một cách thức có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai tổ chức chương trình tốt sẽ đưa ý tưởng tới với khách mời một cách thức hoàn thiện, nếu ý tưởng tốt đến mấy mà không thực hiện ổn thì sẽ dẫn đến khá nhiều vấn đề. Trong đa số công ty và doanh nghiệp nhỏ thì khá nhiều nơi họ tự đứng ra tổ chức một event cho chính bản thân.

to chuc le khai truong showroom

Ghi rõ mục tiêu của sự kiện

Yêu cầu khi xác định mục đích là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng dễ dàng làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một mình tại tất cả những bước. Hơn nữa, nếu xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về mục tiêu sự kiện thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có rất nhiều mục tiêu phổ biến như: bán hàng, tăng sự phổ biến thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch cách nào để khi sự kiện kết thúc, hầu hết những khách mời phải hướng tới mục đích ban đầu đó.

Làm việc nhóm và báo cáo kết quả cuối cùng với lãnh đạo

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp đỡ kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện ở của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra các ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện nên phải liên tục được nêu ra trong tất cả các lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch tốt nhất thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Đừng xem thường truyền thông cho event

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau sự kiện, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra tốt đẹp trên thực tế.

To chuc Tet trung thu cho thieu nhi
Bạn cũng cần phải lưu ý đến truyền thông nội bộ, bởi vì thực sự đã có khá nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều quan trọng nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách những mảng khác nhau, dù lớn hay là nhỏ của sự kiện đều nên phải hiểu sâu sắc về mục đích của event thì rất khó để công chúng mục đích có thể hiểu và làm được đích đến truyền thông khi thực hiện event.