Khi mà khối lượng công việc của 4 Even-er ngày càng tương đối nhiều thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp khá hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong không ít trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn nên lưu ý một vài nội dung sau.

cho thuê cổng hơi sự kiện


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn ở cho khách mời.

Trang thiết bị thực hiện sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. đa số vật dụng này thường 3 công ty thực hiện sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. 4 nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển đa số thiết bị, và người thực hiện event sẽ không nên bận tâm tới việc vận hành những thiết bị này nếu như khám phá được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ một vài nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của event (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần khá nhiều thiết bị hơn, hay không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

hoặc là một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và khám phá chỗ ở qua đêm cho họ, hãy tìm một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu hoàn hảo từ một số nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp bạn rất nhiều về ý tưởng cho một vài hoạt động dành cho khách mời xung quanh sự kiện chính.

cho thuê pg siêu thị


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài một số người chủ chốt trong một team tổ chức chương trình, còn khá nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như các người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hay PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn nên sắp thời thời gian và công việc một phương pháp hợp lí nhất.

Bạn nên thuê hẳn một nhà cung cấp thêm lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn 5 vật dụng trưng bày, treo gắn 5 hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp thêm ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng tại vì đây là hạng mục chủ yếu và mất khá nhiều thời gian

nếu như bạn muốn truyền thông cho sự kiện thì hoàn hảo hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự khám phá cách liên hệ với một vài báo, đài hoặc tự viết bài PR bởi lẽ chắc chắn bạn sẽ không có giá tốt nhất như đa số agency chuyên về ngành này.