Khách mời là một thành phần quan trọng có khả năng quyết định event được thực hiện có tốt đẹp hoặc là không. bởi lẽ thế hầu hết các nhà tổ chức event đều chú trọng đến việc quản lý tốt khách mời tham gia sự kiện. Để làm perfect việc này người thực hiện event cần phải biết cách thức thực hiện, lên kế hoạch và có khả năng xử lý các sự cố có thể xảy ra.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Vậy để quản lý hoàn hảo khách mời tham gia sự kiện bạn cần phải sử dụng các biện pháp nào? Hãy tham khảo một vài thông tin mà chúng tôi cung cấp thêm dưới đây.

Xác định đối tượng khách mời tham gia event là ai?

Với tư cách là một người tổ chức event cho doanh nghiệp thì bạn cần phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp thêm một danh sách số lượng khách mời là bao nhiêu và đối tượng là các ai. Sau khi đã nắm trong tay danh sách khách mời thì bạn nên phối hợp với phía doanh nghiệp để tiến hành gửi thiệp mời tới khách hàng nếu như có thể bạn có thể gọi điện để xác nhận sự có mặt của khách mời trong event.

Sau khi đã làm việc này thì bạn sẽ nắm trong tay chính xác danh sách khách mời sẽ có mặt trong sự kiện. bởi lẽ thế trong quá trình chuẩn bị thực hiện sự kiện bạn nên gọi điện trước cho khách mời khoảng hai ngày để chắc chắn danh sách khách mời chính thức chuẩn nhất. Bên cạnh đó bạn cần phải chuẩn bị sẵn đa số phương án dự phòng để xử lý những tình huống phát sinh liên quan đến khách mời trong quá trình sự kiện được diễn ra.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Điều này rất cần thiết khi thực hiện event, điều bạn cần làm là bố trí từ 2 đến 4 chiếc bàn cùng một vài những PG đa số người này sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn việc check in cho khách mời tới tham gia event. Bạn cũng cần có sự đặc biệt quan tâm tới một vài nhân vật chủ yếu hoặc đại diện của cơ quan truyền thông khi họ tham gia event bằng cách thức sắp xếp thêm một chiếc bàn riêng để check in.

tổ chức lễ khai trương showroom

Bên cạnh đó, để tránh sự ồ ạt, chen lấn ra vào, bạn nên bố trí thêm 2 PG đứng phía trước hàng để check in. Ngoài ra, tùy theo đặc điểm của event được tổ chức mà bạn có thể đặt thêm không hề ít bàn có nhiệm vụ check in khác nhau nhằm hạn chế việc tập trung quá đông khách mời ở một khu vực như bàn ghi danh lấy thông tin, bàn tặng quà door gift, bàn cài hoa lên áo.