Nếu như bạn không có khá nhiều thời gian để chuẩn bị cho một event nào đó thì có lẽ giải pháp tối ưu nhất bạn phải sử dụng đó chính là Outsourcing (có nghĩa là thuê ngoài). Việc này vừa có thể hỗ trợ bạn tiết kiệm được thời gian, mà còn giúp bạn giảm thiểu được những tình huống bất ngờ mà còn tiết kiệm được chi phí. Vậy khi Outsourcing trong tổ chức sự kiện thì bạn cần phải lưu ý các vấn đề gì? Để trả lời được câu hỏi này bạn có thể tham khảo một số thông tin mà chúng tôi cung cấp dưới đây.

Chú ý đến chất lượng của các vật dụng thuê ngoài

Trang thiết bị tổ chức event có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. Vớinhững vật dụng này thường thì những công ty thực hiện event không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. Các nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm cung ứng thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển những thiết bị, và người thực hiện event sẽ không cần bận tâm tới việc vận hành các thiết bị này nếu như tìm được một nhà cung ứng đáng tin cậy.

http://www.tochucsukienpro.com/tet-trung-thu-cho-thieu-nhi-ct84/

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ những nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ cần nhiều thiết bị hơn, hoặc là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...). Việc này sẽ đem đến cho bạn một event thật độc đáo.

Lưu ý tới quá trình thi công lắp đặt event

Ngoài các người chủ chốt trong một team thực hiện chương trình, còn khá nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như các người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hay PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn cần sắp thời thời gian và công việc một cách hợp lí nhất. Bạn cần thuê hẳn một nhà cung ứng lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn các vật dụng trưng bày, treo gắn những hạng mục nhận diện (banner, standee...).

tổ chức lễ khai trương showroom

Tuy nhiên, bạn nên làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng bởi lẽ đây là hạng mục chủ yếu và mất rất nhiều thời gian. Nếu bạn muốn truyền thông cho event thì tốt nhất hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm cách để liên hệ với những báo, đài hay là tự viết bài PR bởi lẽ chắc chắn bạn sẽ không có giá tốt như các agency chuyên về ngành này.