Kinh doanh quán cafe không chỉ đơn thuần là mở quán, mua máy pha chế và thuê nhân viên. Để vận hành quán cafe chuyên nghiệp, bạn cần đảm bảo rất nhiều tiêu chuẩn từ mặt bằng, thiết bị, nguyên liệu đến quy trình phục vụ. Một quán cafe có setup bài bản sẽ giúp tối ưu chi phí, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và gia tăng doanh thu bền vững.

Vậy setup quán cafe chuyên nghiệp cần những tiêu chuẩn gì? Cùng daotaophache.com tìm hiểu chi tiết ngay sau đây!



1. Tại sao cần đảm bảo tiêu chuẩn khi setup quán cafe?

1.1. Giúp quán cafe hoạt động hiệu quả

Một quán cafe được thiết kế và setup hợp lý giúp tối ưu quy trình làm việc, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất. Khi quá trình vận hành trơn tru, nhân viên có thể phục vụ nhanh hơn, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng.

? Ví dụ: Một quầy pha chế được bố trí khoa học giúp barista không mất nhiều thời gian di chuyển, tìm dụng cụ hay nguyên liệu, từ đó rút ngắn thời gian pha chế.

1.2. Tạo ấn tượng với khách hàng ngay từ đầu

Ấn tượng ban đầu cực kỳ quan trọng! Một quán cafe có không gian đẹp, bố trí chuyên nghiệp, sạch sẽ sẽ khiến khách hàng cảm thấy thích thú và muốn quay lại.

Khách hàng không chỉ đến uống cafe, họ còn muốn trải nghiệm không gian, dịch vụ chuyên nghiệp và sự thoải mái.
Ngoài ra, quán cafe setup chỉn chu sẽ giúp tăng tỷ lệ check-in, chụp ảnh và chia sẻ trên mạng xã hội – một cách marketing miễn phí nhưng cực kỳ hiệu quả!

1.3. Định hình thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh

Một quán cafe không có sự khác biệt rất dễ bị "hòa lẫn" trong hàng ngàn quán cafe khác. Khi bạn đầu tư vào setup chuyên nghiệp, từ không gian, menu đến dịch vụ, bạn đang tạo dấu ấn riêng cho thương hiệu.

? Ví dụ: Highland Coffee nổi tiếng với không gian rộng rãi, thiết kế thoải mái cho dân văn phòng; The Coffee House thu hút khách nhờ phong cách hiện đại, trẻ trung.

>>>Đọc thêm tại đây: dạy pha chế cafe.



2. Những tiêu chuẩn quan trọng khi setup quán cafe

2.1. Tiêu chuẩn về mặt bằng và vị trí quán cafe

Một mặt bằng đẹp quyết định 50% sự thành công của quán cafe. Khi chọn mặt bằng, bạn cần chú ý:

✔ Gần khu đông dân cư, văn phòng, trường học – lượng khách tiềm năng cao.
✔ Có chỗ để xe rộng rãi – yếu tố nhiều chủ quán bỏ qua nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến lượng khách.
✔ Không gian thoáng đãng, tầm nhìn tốt – giúp khách hàng có trải nghiệm thoải mái khi ngồi lâu.

? Mẹo: Nếu không có ngân sách thuê mặt bằng trung tâm, bạn có thể chọn các khu vực ngõ nhỏ nhưng có lượng người qua lại lớn, ví dụ như gần chợ, khu ký túc xá sinh viên.

Thiết kế không gian quán cafe đẹp và khoa học

Không gian quán cần đáp ứng cả yếu tố thẩm mỹ và công năng:

? Ánh sáng: Kết hợp ánh sáng tự nhiên và nhân tạo để tạo sự ấm áp, dễ chịu.
? Màu sắc: Chọn tone màu phù hợp với phong cách quán (ví dụ: quán phong cách vintage thường dùng màu nâu, vàng ấm; quán hiện đại chọn tone trắng, xám).
? Bố trí nội thất: Sắp xếp bàn ghế hợp lý, đảm bảo không gian di chuyển thoải mái.

Một không gian thiết kế đẹp không chỉ giúp thu hút khách hàng mà còn tạo lợi thế cạnh tranh, gia tăng trải nghiệm người dùng.
2.2. Tiêu chuẩn về thiết bị và dụng cụ pha chế

Bạn không thể setup quán cafe chuyên nghiệp nếu thiếu đi các thiết bị, dụng cụ pha chế chất lượng.

Danh sách thiết bị quán cafe cần có

Dưới đây là những thiết bị tối thiểu mà một quán cafe cần trang bị:

? Máy pha cafe chuyên nghiệp – Quyết định chất lượng cafe.
? Máy xay cafe – Nên chọn loại có điều chỉnh độ mịn để pha nhiều kiểu cafe khác nhau.
? Máy đánh sữa tạo bọt – Dành cho các món latte, cappuccino.
? Tủ lạnh bảo quản nguyên liệu – Đặc biệt quan trọng nếu quán có menu đồ uống lạnh.
? Máy làm đá viên sạch – Đảm bảo đá sạch, hợp vệ sinh.

Lựa chọn dụng cụ pha chế phù hợp

Ngoài máy móc, quán cafe cũng cần:

✔ Ly, cốc chuyên dụng cho từng loại đồ uống.
✔ Dụng cụ đong đo nguyên liệu chuẩn xác.
✔ Bình lắc shaker, bộ tạo hình latte art cho quán cafe take-away.

? Gợi ý: Nếu mới mở quán, bạn có thể tận dụng combo trọn bộ thiết bị pha chế từ các nhà cung cấp uy tín để tiết kiệm chi phí.

>>>Xem bài viết tương tự: marketing cho quán cà phê.

2.3. Tiêu chuẩn về nguyên liệu và công thức pha chế

Chọn nguyên liệu pha chế đạt chuẩn

Một quán cafe chuyên nghiệp không thể thiếu nguồn nguyên liệu chất lượng cao. Đây là yếu tố quyết định hương vị đồ uống cũng như sự hài lòng của khách hàng.

? Cafe nguyên chất, nguồn gốc rõ ràng: Hạt cafe cần có xuất xứ từ các vùng trồng uy tín như Đà Lạt, Cầu Đất, Tây Nguyên. Nên chọn loại cafe Arabica, Robusta hoặc blend để tạo sự cân bằng về hương và vị.
? Sữa, kem béo, đường: Nên sử dụng các thương hiệu uy tín để đảm bảo chất lượng ổn định.
? Nguyên liệu pha chế khác: Syrup, trái cây tươi, bột cacao, trà… cần được bảo quản tốt để giữ được độ tươi mới.
? Nước tinh khiết: Chất lượng nước quyết định hương vị cafe, nên đầu tư hệ thống lọc nước để đảm bảo độ tinh khiết.

? Mẹo nhỏ: Nếu muốn quán có điểm nhấn, bạn có thể sử dụng các loại hạt cafe rang mộc, không tẩm ướp hóa chất để giữ trọn hương vị tự nhiên.

Xây dựng menu quán cafe hấp dẫn

Một menu khoa học và hợp xu hướng sẽ giúp tăng khả năng bán hàng, giữ chân khách lâu hơn.

✔ Đa dạng đồ uống: Bên cạnh cafe truyền thống, nên bổ sung cafe pha máy, cold brew, cafe sữa đá, matcha latte, trà hoa quả… để phục vụ nhiều nhóm khách hàng.
✔ Phân loại menu theo nhóm:

  • Cafe truyền thống: Cafe đen, cafe sữa, bạc xỉu.
  • Cafe hiện đại: Espresso, Americano, Latte, Cappuccino.
  • Đồ uống không cafe: Trà đào, trà chanh, matcha, cacao…
  • Đồ uống sáng tạo: Các món signature đặc trưng riêng của quán.
    ✔ Menu cần dễ đọc, thiết kế thu hút: Font chữ rõ ràng, hình ảnh bắt mắt, giá cả hợp lý.
Một menu có sự khác biệt sẽ giúp quán cafe của bạn nổi bật hơn so với đối thủ.
2.4. Tiêu chuẩn về đào tạo nhân viên

Quy trình đào tạo Barista chuyên nghiệp

Nhân viên pha chế (barista) là bộ mặt của quán cafe, vì vậy việc đào tạo bài bản là vô cùng cần thiết.

? Kiến thức về cafe: Hiểu về các loại hạt cafe, cách rang xay, cách pha chế chuẩn.
? Kỹ thuật pha chế: Sử dụng thành thạo máy pha cafe, máy xay cafe, kỹ thuật latte art.
? Kiểm soát nguyên liệu: Biết cách đo lường chính xác, tránh lãng phí.
? Sáng tạo đồ uống mới: Barista giỏi cần có khả năng sáng tạo để đưa ra các món signature độc đáo.

? Gợi ý: Nếu chưa có kinh nghiệm, bạn có thể tham gia khóa học đào tạo Barista tại daotaophache.com để học từ cơ bản đến nâng cao.

Kỹ năng phục vụ và chăm sóc khách hàng

Nhân viên không chỉ cần giỏi pha chế, mà còn phải có thái độ phục vụ chuyên nghiệp.

✔ Thái độ vui vẻ, thân thiện: Luôn niềm nở chào đón khách hàng.
✔ Lắng nghe và tư vấn: Hiểu khẩu vị khách để tư vấn đồ uống phù hợp.
✔ Xử lý tình huống: Giải quyết tốt các vấn đề như sai món, khách phàn nàn về chất lượng đồ uống…
Dịch vụ tốt sẽ giúp khách hàng quay lại quán thường xuyên hơn.
2.5. Tiêu chuẩn về vận hành và quản lý quán cafe

Cách quản lý quán cafe hiệu quả

Một hệ thống vận hành chuyên nghiệp giúp quán cafe hoạt động ổn định, giảm thất thoát doanh thu.

? Quản lý nhân viên:
  • Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng để nhân viên tuân thủ.
  • Phân công công việc theo ca hợp lý, tránh tình trạng quá tải.
  • Kiểm tra chất lượng phục vụ định kỳ.
? Quản lý nguyên liệu:
  • Áp dụng phương pháp FIFO (First In First Out) để sử dụng nguyên liệu đúng hạn.
  • Theo dõi lượng nguyên liệu tồn kho hàng ngày.
? Quản lý tài chính:
  • Sử dụng phần mềm quản lý doanh thu để theo dõi chính xác lợi nhuận, chi phí.
  • Định kỳ kiểm tra tình hình tài chính để điều chỉnh giá bán hợp lý.
Ứng dụng công nghệ trong quản lý quán cafe

Hiện nay, nhiều phần mềm quản lý cafe giúp chủ quán tiết kiệm thời gian và kiểm soát hiệu quả hơn.

✔ Phần mềm POS: Giúp tính tiền nhanh, giảm sai sót khi order.
✔ Phần mềm kiểm soát kho hàng: Theo dõi lượng nguyên liệu tiêu hao, tránh lãng phí.
✔ Ứng dụng giao hàng: Hợp tác với GrabFood, ShopeeFood để gia tăng doanh số bán hàng online.

3. Những sai lầm cần tránh khi setup quán cafe

❌ Chọn sai mặt bằng, thiết kế không hợp lý
Nhiều chủ quán chọn mặt bằng giá rẻ nhưng vị trí không thuận lợi, khiến quán vắng khách.
❌ Không đầu tư vào chất lượng nguyên liệu và pha chế
Cafe pha loãng, đồ uống nhạt nhẽo sẽ không giữ chân được khách hàng.
❌ Bỏ qua chiến lược marketing và quảng bá quán cafe
Không chạy quảng cáo, không có chương trình khuyến mãi sẽ khiến quán khó tiếp cận khách hàng mới.
❌ Không kiểm soát tài chính, chi phí hợp lý
Nếu không kiểm soát tốt chi phí nguyên liệu, nhân sự, mặt bằng… quán có thể lỗ dù doanh thu tốt.
4. Kết luận

Setup quán cafe chuyên nghiệp không chỉ giúp quán vận hành hiệu quả mà còn tạo lợi thế cạnh tranh trong ngành F&B đầy khốc liệt. Từ việc chọn mặt bằng, thiết kế không gian, chuẩn bị nguyên liệu, đào tạo nhân viên đến quản lý vận hành, tất cả đều cần sự chuẩn bị kỹ lưỡng.

Bạn đang có ý định mở quán cafe? Hãy tham gia ngay khóa học setup quán cafe tại daotaophache.com để được hướng dẫn từ A-Z! ?